cara mudah membuat surat otomatis di word dengan fungsi mailings

Baca Juga

Kangkomar.net - Cara mudah membuat surat otomatis di word dengan fungsi mailings, bagi sahbaat yang belum mengetahui cara menggunakan menu mailing pada micorosft word sahabat kali kangkomar akan memberikan penjelasan tentang cara membuat surat mudah secara otomatis di word dengan fungsi mailing.

Bagi sahabat yang bertugas sebagai admin sebuah sekolah atau biasa di sebut TU (Tata Usaha) pasti sahabat akan berurusan dengna yang namanya surat menyurat hal di lakukan karena, di setiap lembaga sekolahn, pemerintah maupun yang lainnya pasti terdapat sebuah sistem surat keluar, semisal untuk memberitahukan ke orang tua murid jika ada keperluan dan masih banyak lagi.

Tentunya tugas dari seorang TU (tata usaha) bukan hanya menulis surat satu atau dua buah pucuk surat resmi yang di keluarkan untuk sekolah melainkan ada ratusan, bayangkan jika seorang TU (tata usaha) tidak mengetahui cara membuat surat secara otomatis ini maka bisa di pastikan, dia akan membuat surat secara manual, dan hal ini tentu akan menyita banyak waktu kalau ada jalan pintas kenapa kita tidak memanfaatkannya.

Bagi seorang yang baru mengenal dunia komputer hal ini tentu akan menjadi masalah yang sangat serius yang sedang di hadapi, hal ini akan menajdi maslah yagng sangat membuat repot diri kita pribadi dan orang lain, karena apa ? karena mereka akan menetik nama-nama tujuan surat satu persatu kemudian mencetaknya satu persatu juga, berapa lama waktu yang di perlukan untuk melakukan hal yang sebenarnya mudah ini.

Fungsi Mailing di microsoft word

Fungsi mailing sendiri di gunakan untuk melakukan proses mencetak surat secara otomatis, dimana hanya dengan 1 kali perintah print saja, kita akan mencetak ratusan atau puluhan surat lengkap dengan tujuan yang berbeda-beda pula, untuk lebih memahaminya kangkomar akan memberikan langkah demi langkah yang akan membuat sahabaat kangkomar paham dan jelas tentang apa yang di maksud oleh kangkomar simak penjelasan cara mudah membuat surat otomatid di word di bawah ini.


Cara mudah membuat surat otomatis di word

1. Buatlah data siswa, atau data apapun menggunakan microsoft excel sesuai dengan keinginan sahabat, nah di dalam data ini terdiri dari beberapa unsur yaitu nama, wali, alamat, dan lain sebagainya sebagai contoh untuk memudahkan pemahaman sahabat dalam memahami artikel yang di buat kangkomar akan mencotothkan sebagai data siswa.

2. Buat surat pemberitahuan

Buat surat pemberitahuan sesuai denga struktur atau aturan surat pada instansi sekolah, ada kop surat, ada alamat tujuan surat ada nama siswa yang di maksud dalam surat dan lain sebagainya, sebagai contoh lihat di bawah ini contoh surat.

Kepada Yth Bpk/Ibu : Space untuk nama wali murid
space untuk alamat wali

Dengan Hormat
Sehubungna dengan pelaksanaan study tour sekolah dst, kami memberitahukan bahwa anda space untuk nama siswa sudah terdaftar dst......
......
.....
......
dst

Setelah membuat data siswa beserta suart pemeberitahuan di atas, tutup microsoft excel yang menampilkan data siswa, kemudian kita buka aplikasi surat dan ikuti langkah berikut ini : Integrasikan file excel data siswa dengan surat.

Buka Aplikasi microsoft word

• Pertama, Buka microsoft word
• Kedua, Pilih menu mailing => select recipient => Use exiting list.

Selanjutnya browse ke arah file data siswa yang sudah kita buat tadi kangkomar memberi nama siswa.xlsx yang sudah kita simpan sebelumnya.

• Ketiga, Selanjutnya akan muncul pilihan data source name.
• Keempat, pilih file siswa.xlsx seperti terlihat pada gambar di bawah ini, kemudian muncul pilihan sheet berapa data siswa yang akan sahabat gunakan.
• Kelima, Jika file excel sahabat hanya terdiri dari 1 sheet, maka kita pilih sheet 1.
• Keenam, Langkah selanjutnya adalah menentukan pada bagian mana kita akan memasukan data secara otomatis, contoh click pada bagian nama wali, kemudain click button insert merge field dan pilih kolom wali, langkah berikutnya bisa kita ulangi pada bagian-bagian otomatis yang lainnya, seperti untuk kolom alamat, kota, kodepos dan nama siswa.
  
• Ketujuh, Untuk menampilkan priviews dari data surat yang sudah kita buat, kita click button preview result, maka bagian-bagian otomatis yang sudah kita setting secara otomatis akan terisi dengan data yang terdapat pada file excel siswa.xlsx.
• Kedelapan, Sahabat dapat melihat data lainnya dengan click pada tombol preview next, preview yang terdapat pada bagian preview result.

Cara Mencetak surat otomatis di word

1. Pilih cara mencetaknya dengan menggunakan button finish & merge, bukan menggunakan perintah crtl+p seperti mencetak dokument biasa.
2. Sekarang tentukan apakah sahabat akan mencetak semua data atau beberapa data saja dengan memilih opsi All, Current record, From - to.
3. Selanjutnya surat-surat akan di cetak secara otomatis tanpa harus ribet mengetik anam dan lainnya satu persatu, sahabat juga bisa menerapkan cara-cara di atas pada bagian amplop surat sehingga proses cetak amplop surat juga menjadi lebih cepat dan efisien.
4. Dan silahkan mencetak sesuai dengan keinginan sahabat.

Demikian cara mudah membuat surat otomatis di word dengan fungsi mailing semoga dapat memberikan manfaat untuk sahabat kangkomar.net, jika ada pertanyaan silahkan sahabat menghubungi kangkomar melalui kolom komentar di bawah ini jangan lupa untuk berkomentar dan sampai jumpa.